E-Rechnung im Autohaus: Was seit 2025 gilt und was bis 2028 folgt

Was sich geändert hat

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend gemacht. Die Umstellung läuft in Stufen — und die erste ist bereits abgeschlossen.

Die Fristen im Überblick

Seit 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für diese Pflicht gibt es keine Übergangsfrist und keine Erleichterung für kleine Betriebe. Es genügt technisch ein E-Mail-Postfach, das den strukturierten Datensatz annimmt — die Verarbeitung muss aber sichergestellt sein.

Bis 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungen weiterhin auf Papier oder als PDF versendet werden, sofern der Empfänger zustimmt.

Bis 31. Dezember 2027 verlängert sich diese Möglichkeit für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht überstiegen hat.

Ab 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich uneingeschränkt.

Von der Pflicht ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV) sowie bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Im Teile- und Werkstattgeschäft betrifft das einen erheblichen Teil des Belegvolumens.

Was das für Autohäuser und Werkstätten bedeutet

Der Fahrzeughandel hat eine Besonderheit: Ein erheblicher Teil des Rechnungsvolumens läuft nicht über die klassische Ausgangsrechnung, sondern über Gutschriften und Abrechnungsvorgänge mit dem Hersteller. Auch diese sind erfasst, wenn sie umsatzsteuerlich als Rechnung gelten.

Drei Punkte sind in der Praxis entscheidend:

Der Eingang. Herstellergutschriften, Teilelieferanten und Werkstattausrüster stellen zunehmend auf strukturierte Formate um. Wenn Ihr Dealer-Management-System diese Datensätze nicht liest, entsteht Handarbeit an genau der Stelle, an der eigentlich Zeit gespart werden sollte.

Die Warenwirtschaft. Die meisten branchenüblichen Systeme haben inzwischen E-Rechnungsmodule. Ob sie im konkreten Fall aktiviert und korrekt konfiguriert sind, ist eine andere Frage. Der Test lohnt sich vor der Frist, nicht danach.

Die Archivierung. Der strukturierte Datensatz ist das Original. Er muss revisionssicher und unveränderbar aufbewahrt werden — ein zusätzlich erzeugtes PDF ersetzt ihn nicht.

Was jetzt zu tun ist

Prüfen Sie zuerst, ob Ihr System eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien tatsächlich verarbeitet — nicht nur entgegennimmt. Klären Sie danach mit Ihren wichtigsten Lieferanten, in welchem Format und über welchen Weg sie künftig zustellen. Und legen Sie fest, wer im Betrieb dafür verantwortlich ist, dass eingehende Datensätze im richtigen Ablageort landen.

Die Übergangsfristen für den Versand wirken großzügig. Der Empfang duldet dagegen keinen Aufschub — und dort liegt für die meisten Betriebe auch das größere Risiko.